南通市老年大学文件管理制度

南通市老年大学文件管理制度

学校文件管理由学校办公室负责。

1．文件收存。办公室要建立文件登记制度，无论是邮寄、门卫送达、他人转带的文件，都要在第一时间送办公室，由专人负责及时查阅、登记与签名。收到的文件由专人启封查看。无误后，按照文件分类登记并编号，分别装入文件传阅夹。办公室负责人根据文件的时限性提出分办意见，及时送校领导阅批。

2．文件签发。外来文件在文件首页左上角夹附“文件批阅单”，交校领导批示，然后进行流转。向外发送文件与向学校部门下发文件要用统一规定的发文稿纸，按照文件格式打印，无误后进行盖章编号，由校领导审阅签发。发文要注意文件发出的日期，并将发文的底稿和正本两份按类别、顺序留存，以便查找和年终立卷。

3．文件传阅。办公室根据校领导文件批阅的轻重缓急，将文件装夹送阅。相关领导要及时阅批，以加快文件的传阅速度。批示后需办理的文件由办公室专门人员处理。文件不要随身携带，保密文件不得抄录或复印。送阅的文件夹，办公室应在每天下班前回收存放，防止文件丢失。

4．文件借阅。如工作需要，一般性文件由办公室负责人批准后可办理借阅手续。保密文件一般不予借出，确因工作需要，须报校长室批准。文件借阅到期后，办公室应主动催还。一般上级文件的借阅时间不超过七天；秘密、机密文件借阅时间不超过三天；绝密文件的借阅，须于当天下班前退还。

5．文件保管。要严格按照市政府办关于公文处理办法的有关规定做好文件保管工作，文件要用专用柜橱分类存放，确保文件安全、保密。各职能办处、教学系科的文件、资料等也均由部门兼职文档员统一保管。外出开会携带的文件自行保管好，会议结束后尽快交还。